Aide aux déclarants en vue d’effectuer des déclarations de soupçon de qualité

Une liste des principaux critères sur base desquels la CTIF évalue de manière générale la qualité d’une déclaration de soupçon^[1] est donnée ci-après en vue d’aider les déclarants à améliorer la qualité de leurs déclarations.

Il est en effet important que la CTIF puisse, dès la réception de la déclaration, recevoir des informations claires, précises et complètes, et que celles-ci soient reprises dans les rubriques adéquates de la déclaration et selon la structuration requise pour certaines données.  Ceci permet à la CTIF d’effectuer un filtrage correct des déclarations, de leur donner une orientation adéquate et d’effectuer des analyses davantage performantes, tant sur le plan opérationnel que sur le plan stratégique.

Depuis le 01/10/2024, la déclaration s’effectue via la nouvelle application de déclaration en ligne goAML, qui est désormais l’unique outil pour effectuer des déclarations à la CTIF. A cet égard, la CTIF envisage de publier prochainement des fiches d’informations sur la bonne manière de remplir les déclarations, qui viendront compléter les instructions et guidances déjà communiquées sur la page du site web de la CTIF entièrement dédiée à la communication concernant goAML.

D’une manière générale, les attentes de la CTIF quant au contenu des déclarations et la structuration de certaines données restent inchangées et sont, pour rappel, les suivantes :

1. La déclaration est claire, précise et complète
   1. tous les éléments d’informations constitutifs d’une déclaration sont présents
   2. ceux-ci sont repris sous les champs ad hoc
   3. les annexes jointes à la déclaration contiennent tous les documents utiles à l’analyse de la CTIF (copie des documents d’identité des clients personnes physiques dont les données d’identification ne peuvent être vérifiées via une consultation du Registre national, statuts des sociétés étrangères, historiques de comptes, copie de pièces justificatives, contrats, conventions, réquisitoires, etc).

2. Le cas échéant, il est fait explicitement mention qu’il s’agit d’une déclaration complémentaire à une première déclaration effectuée par le déclarant et la référence octroyée par la CTIF à cette déclaration initiale est indiquée.

3. Les informations sur les intervenants sont les plus complètes possible
   1. l’identification des clients, mandataires et/ou bénéficiaires effectifs comprend un maximum de données et au minimum celles mentionnées dans la loi du 18/09/2017
   2. la structuration des données requise pour certains champs spécifiques de la déclaration est respectée (numéro de registre national, numéro d’entreprise, numéro de compte IBAN et nationalité de l’intervenant) 
   3. des informations sont données sur les caractéristiques du client (activités/structure/rôle) et sur l’objet et la nature de la relation d’affaires ou de l’opération occasionnelle
   4. dans le cas où la déclaration implique plusieurs intervenants, le lien existant entre ceux-ci est clairement expliqué afin que la CTIF puisse déterminer sur quel intervenant il convient de centrer son analyse.

4. La description des opérations/faits suspects est claire et précise
   1. la période globale et le volume global de l’ensemble des transactions suspectes sont clairement indiqués
   2. le narratif reprend toujours un résumé clair et précis des opérations suspectes, qui est mis en évidence et indique la nature des transactions, la période et le volume de celles-ci ainsi que l’origine et/ou la destination des fonds (principaux pays d’origine et/ou de destination des fonds en cas d’opérations nombreuses).

5. La déclaration est motivée par des éléments subjectifs issus d’une véritable analyse
   1. la période d’analyse est indiquée ainsi que les raisons pour lesquelles des investigations ont été effectuées
   2. les explications données par le client quant à l’origine des fonds suspects, la justification économique des opérations et éventuellement la transparence fiscale des fonds sont clairement décrites
   3. le ou les indicateurs de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme à l’origine de la déclaration sont définis de manière claire et concise.

6. La déclaration est effectuée dans un délai raisonnable.

Les déclarants sont par ailleurs tenus de respecter les guidances émises par la CTIF, dont les lignes directrices destinées aux entités assujetties qui donnent à ces dernières la guidance nécessaire quant à l’application des obligations de déclaration découlant de la loi du 18/09/2017 (celles-ci sont disponibles sur le site web de la CTIF et ont été mises à jour le 01/10/2024).

^[1] La CTIF n’a pas l’exclusivité pour définir ces critères.