Aide aux déclarants en vue d’effectuer des déclarations de soupçon de qualité

Une liste des principaux critères sur base desquels la CTIF évalue de manière générale la qualité d’une déclaration de soupçon¹ est donnée ci-après en vue d’aider les déclarants à améliorer la qualité de leurs déclarations, ce qui devrait également avoir un impact sur l’efficacité du processus d’analyse de la CTIF.

La qualité d’une déclaration couvre aussi bien des critères liés à son contenu que des critères liés à sa forme, ces derniers pouvant dès lors revêtir des aspects plus techniques.

1. La déclaration est effectuée via le système de déclaration en ligne (éventuellement via webservice) ou via le formulaire de déclaration disponible sur le site web de la CTIF.

2. La déclaration est claire et complète
   1. les divers éléments d’informations constitutifs d’une déclaration sont tous présents (du moins si d’application)
   2. ceux-ci sont repris sous les rubriques ad hoc de la déclaration
   3. les annexes jointes à la déclaration contiennent tous les documents utiles à l’analyse de la CTIF (copie des documents d’identité des clients personnes physiques dont les données d’identification ne peuvent être vérifiées via une consultation du Registre national, statuts des sociétés étrangères, historiques de comptes (conformes à l’uniform (bank) statement), copie de pièces justificatives, réquisitoires, etc).

3. Le cas échéant, il est fait explicitement mention qu’il s’agit d’une déclaration complémentaire à une première déclaration effectuée par le déclarant et la référence octroyée par la CTIF à cette déclaration initiale est indiquée.

4. L’identification des clients, des mandataires et/ou des bénéficiaires effectifs est correcte et complète
   1. elle comprend un maximum de données d’identification et au minimum les données requises par la loi du 18/09/2017
   2. la structuration des données requise pour certains champs spécifiques de la déclaration effectuée en ligne est respectée (numéro de registre national, numéro d’entreprise, numéro de compte IBAN et nationalité de l’intervenant)
   3. les données d’identification des mandataires et bénéficiaires effectifs sont reprises dans les rubriques ad hoc de la déclaration et ne sont pas à rechercher par la CTIF dans les annexes
   4. les informations quant au secteur d’activité des clients sont suffisamment précises pour pouvoir connaître la réelle activité exercée par ceux-ci.

5. La description des opérations/faits suspects est claire et précise
   1. les opérations/faits considérés comme suspects sont mis en évidence dans la rubrique ad hoc de la déclaration, avec mention de la période et du volume global des transactions suspectes ainsi que des principaux pays d’origine et de destination des fonds
   2. en cas de déclaration en ligne, les opérations suspectes sont de plus listées dans le tableau structuré prévu à cet effet (du moins lorsque celles-ci ne sont pas trop nombreuses)
   3. la description des opérations suspectes reflète les faits dénoncés
   4. dans le cas où la déclaration implique une série de clients ayant effectué des opérations suspectes, le lien existant entre eux est clairement expliqué afin que la CTIF puisse identifier le ou les principaux intervenants sur lesquels centrer son analyse.

6. La déclaration est motivée par des éléments subjectifs issus d’une véritable analyse
   1. les red flags à l’origine de la déclaration sont clairement précisés
   2. le cas échéant, il est explicitement mentionné que le client a été interrogé sur les opérations/faits suspects mais que celui-ci n’a pas souhaité répondre ou a donné des réponses incomplètes ou non satisfaisantes
   3. ces informations sont reprises sous la rubrique ad hoc de la déclaration relative aux indices de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme (de manière distincte donc des informations liées à la description des opérations/faits suspects).

7. La déclaration est effectuée dans un délai raisonnable.

 Les déclarants sont par ailleurs tenus de respecter les guidances émises par la CTIF, à savoir:

1. les lignes directrices destinées aux entités assujetties : celles-ci leur donnent la guidance nécessaire quant à l’application des obligations de déclaration découlant de la loi du 18/09/2017 (disponibles sur le site web de la CTIF);
2. les guidances (techniques) concernant certaines matières spécifiques, y compris l’utilisation de keywords déterminés (prochainement disponibles sur le site web de la CTIF).

^[1] La CTIF n’a pas l’exclusivité pour définir ces critères.